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L’obligation de sécurité et de conformité, particulièrement prégnante pendant la crise de la Covid 19,  a positionné le sujet du tracking des informations et des salariés en mobilité internationale sur le haut de la pile des besoins prioritaires. En effet, l’enjeu pour les équipes MI est d’avoir un accès rapide et consolidé à toutes les informations permettant de décider plus rapidement en situation d’urgence et mieux gérer un nombre importants d’impacts : sociaux, fiscaux, financiers.

Tracking de l’information ≠ Géolocalisation

Il faut cependant distinguer le tracking des informations de la géolocalisation en temps réel qui est sujette à un encadrement encore plus strict.  En effet, considérée comme intrusive, la géolocalisation est fortement réglementée .Technologie permettant de déterminer la localisation d’un objet ou d’une personne avec une certaine précision, les données de géolocalisation ne sont pas, par défaut, des données personnelles au sens du RGPD, sauf si elles permettent d’identifier le salarié. Le cas échéant et lorsque mise en place, elle se doit de parfaitement embrasser la réglementation applicable en matière de protection des données, sous peine d’engendrer des collectes illicites de données et de voir le régulateur sévir. Les employeurs doivent ainsi bien réfléchir aux impacts en amont avant d’adopter cette pratique 

La contrainte RGPD

En ce qui concerne le tracking des informations (suivi/mise à jour en temps réel des informations du salarié ) il se doit également, à compter du moment où il porte sur des données personnelles, répondre à toutes les dispositions du RGPD . En ce sens, le respect de la Réglementation Générale sur la Protection des Données (RGPD) représente un défi de conformité pour les entreprises et particulièrement pour les services RH de Mobilité Internationale (MI). D’autant plus que la nature des données personnelles collectées, les différents traitements portant sur ces données (stockage, transfert etc..) et les différentes parties prenantes impliquées dans la gestion de la MI peuvent rendre la protection des données particulièrement sensible.  Lire notre article  » Gestion de la Mobilité Internationale et enjeu de conformité RGPD »

La solution digitale

A ce sujet, la réponse réside sûrement en l’adoption de solutions digitales dédiées à la gestion de la MI qui répondent à ce besoin de façon plus ou moins spécialisée (sécurité, fiscalité, immigration, centralisation de l’information…) en permettant un tracking de l’information en conformité au RGPD.

Comment : 

-Centralisation de toute l’information utile à la gestion de la MI

-Mise en synergie de l’ensemble des acteurs agissant sur la gestion des dossiers de mobilités

-Partage d’une information fiabilisée à l’ensemble de ces acteurs selon un partage des droits stricts et possibilité d’action.

Conclusion

La crise sanitaire est venue renforcer la tendance déjà amorcée d’une digitalisation de la fonction Mobilité Internationale. Le tracking de l’information permet d’envisager des modalités d’intervention des professionnels RH plus efficientes et réactives. En effet, l’accès à la data, au partage et au traitement de l’information dans un environnement sécurisé se dessine comme la clé d’accès qui permettra la prise de décisions et la mise en place d’organisations plus efficientes pour la gestion de la mobilité internationale.

Après avoir développé des solutions digitales RH remarquées dédiées à la gestion de la Mobilité Internationale, EXPATEO a décidé de s’associer à SIACI SAINT HONORE pour la mise à disposition de services complémentaires de conseil en structuration en politique de Mobilité Internationale et de solutions digitales pour un pilotage conforme et efficace.

Ce partenariat permet de répondre aux problématiques de nombreux services de Mobilité Internationale confrontés à de nouveaux enjeux, accélérés par la crise sanitaire en cours. Dans ce cadre, nous offrons à nos clients une solution concrète et déployable rapidement combinant conseil, accompagnement et outil de gestion.

Agnès DREAN LEPAGE
Directrice Rémunération Globale – Total Reward Director
SIACI SAINT HONORE

« En parallèle du conseil apporté à nos clients en mobilité internationale, l’outil EXPATEO a représenté une évidence pour tous nos clients en phase de digitalisation, en recherche de conformité ou de structuration de leurs processus des salariés mobiles. La complémentarité de nos expertises est parfaite, mais aussi celles de nos valeurs, avec une équipe pragmatique, disponible et efficace. Aujourd’hui, nos projets de collaboration sont multiples, avec un souci constant d’anticipation des besoins clients et de compréhension des enjeux sur le terrain. En tant que Consultante en Mobilité internationale en transition, j’ai également eu l’occasion de bénéficier des fonctionnalités de l’outil en tant que gestionnaire. Il permet de positionner la fonction MI à un niveau plus stratégique avec un suivi sécurisé des dossiers. »

Retrouvez notre webinar consacré à la gestion « après-crise » de la Mobilité Internationale

La crise du Coronavirus a entraîné une situation inédite qui a eu des impacts sur de nombreux secteurs, notamment celui de la Mobilité Internationale (MI).
Expateo a réalisé une enquête en ligne et des entretiens auprès de professionnels de la MI…

À mesure que de nouvelles économies / industries émergent et que les interactions mondiales se développent, les défis liés à la mobilité internationale des talents deviennent un enjeu stratégique pour un positionnement durable sur le marché mondial concurrentiel d’aujourd’hui.

Pour performer, les entreprises doivent être capables de placer le bon employé au bon endroit et au bon moment. L’amélioration des process de Mobilité Internationale (MI) est donc essentielle pour stimuler l’attractivité des talents. Cela signifie que les entreprises doivent être dotées d’un programme de mobilité solide et agile pour plus d’efficacité.

Alors que le traditionnel fichier excel reste largement utilisé par les services RH pour le suivi des programmes MI des entreprises, on peut légitimement se demander si les progrès technologiques ne peuvent pas contribuer à une meilleure gestion des défis MI.

En quoi les évolutions technologiques peuvent-elle aider à la mise en œuvre d’une politique de mobilité des talents plus intelligente, moins coûteuse et répondre aux défis posés aux services de Mobilité Internationale ?

La Tech au service des RH pour relever les 3 défis majeurs de la Mobilité Internationale

Déjà, avec l’externalisation de certaines fonctions et les solutions SIRH (Systèmes d’Information Ressources Humaines), les professionnels RH se libèrent progressivement de certaines tâches chronophages. Ce gain de temps leur permet de renforcer leur dimension stratégique et de se recentrer sur leur cœur de métier : la gestion des relations humaines sur fond d’enjeux de transformation digitale.

I- Renforcer l’attractivité et l’engagement des talents

L’engagement et l’attractivité des talents est un des enjeux majeurs de l’entreprise, il est aujourd’hui de plus en plus difficile pour une entreprise peu ou pas digitalisée de se rendre attractive. Il est donc essentiel d’investir le grand chantier de la transformation numérique si ce n’est déjà fait pour agir favorablement sur son attractivité auprès des talents recherchés et sur sa Marque Employeur.

Nous savons les générations X ou millenials ultra connectées et ayant un usage accru de technologie pour obtenir une info fiable, disponible et adaptée. L’engagement des talents de ces générations peut être poussé par l’expérience personnalisée du recrutement ou de la gestion sur mesure de la carrière en entreprise.

La digitalisation aide à renforcer l’attractivité et permet une amélioration globale du service rendu aux salariés :accompagnement personnalisé, gestion simplifiée des démarches administratives, stockage sécurisée des données, pertinence dans la gestion de carrière/formation, accès à des moyens et outils innovants pour la réussite de leurs missions, assistants digitaux de mobilité, meilleure communication… Ceux-ci deviennent plus personnalisés, performants, séduisants… et in fine moins coûteux.

En plus de l’avantage stratégique et concurrentiel renforcé par ces innovations, bénéficier de tels outils pour optimiser les processus de recrutement permet de réduire considérablement leurs coûts.

II- Assurer la gestion des données personnelles des salariés dans le cadre du RGPD

Les RH manipulent de nombreuses données personnelles (rémunérations, performances, évolutions, primes, avantages, cursus etc…) et encore davantage lors d’une mobilité internationale d’un salarié en ayant accès aux informations personnelles de toute la famille.

L’ accès  à toutes ces données personnelles peut poser un problème déontologique.

Pour y répondre, le RGPD consacre le principe « d’accountability ». Il a pour vocation de renforcer la protection des données personnelles et les droits des individus (droit d’accès, droit de rectification, droit à l’oubli). Il fixe de nouvelles obligations pour les entreprises qui  deviennent actrices et responsables des données personnelles qu’elles traitent : mise en place d’un registre des traitements des données personnelles, réponses aux sollicitations des individus, mesures de sécurité et de confidentialité des données, etc.

L’ensemble des services RH des entreprises ayant des employés en Europe est concerné par la mise en conformité au RGPD.

Nous ne pouvons que recommander de profiter de cet impératif de cadrage pour prendre le virage de la digitalisation. Par exemple, des solutions basées sur le cloud couvrent maintenant tous les process RH, des traditionnels fichiers de gestion administratives (mobilité, congés, entretiens, formation…) jusqu’à des solutions d’archivage numérique complexe. Ces solutions permettent, en plus de faciliter la gestion de documents, de mettre l’entreprise en conformité avec le RGPD.

Bien que la mise en application du RGPD puisse paraître lourde; savamment mis en application, le RGPD donne aux services RH l’opportunité d’unifier leurs données détenues et de mieux connaître leurs collaborateurs. Un niveau de détail jamais atteint qui peut renforcer la capacité de décision quant à la gestion des équipes. Cet impératif de transparence imposé aux entreprises peut également être une formidable occasion de renforcer la confiance et la communication avec les salariés.

III- Déployer efficacement et rentabiliser sa politique MI par la transformation numérique et l’analyse de Datas

En réponse aux exigences de mobilité et d’évolution des personnels, le recours aux systèmes informatisés de gestion de carrière ont progressé de 12% depuis 2015. La digitalisation des process RH paraît inévitable pour assurer un gain de temps des équipes et mobiliser la compétence humaine là où elle est indispensable.

Que ce soit pour gagner du temps, améliorer les suivis, maîtriser les coûts, planifier, simplifier les process, structurer l’information… de nombreuses tâches RH s’automatisent par l’intégration de solution digitales dédiées.

En complément, avec une Intelligence Artificielle de plus en plus adaptée aux besoins RH, certaines fonctions peuvent être optimisées : gestion anticipée des talents grâce aux algorithmes de matching, prédiction des comportements pour le recrutement, valorisation des données grâce au Machine learning, automatisation des process à faible valeur ajoutée avec le Robot Process Automation, chatbots…

Cette transformation permet de repenser l’uniformité des processus et une exécution plus rapide et efficace des tâches. L’un des grands enjeux pour les responsables RH est de s’assurer de la bonne complémentarité entre les compétences humaines et technologiques. Cela sous-entend de disposer de la technologie nécessaire pour rester compétitifs.

Avec le passage aux logiciels SAAS dans de nombreuses entreprises et l’intégration d’ innovations technologiques, la gestion exponentielle des données présente aujourd’hui un défi de structuration. Il est essentiel, pour les équipes MI, de pouvoir les stocker et les exploiter pour mieux répondre aux besoins des projets de mobilité de leurs personnels.

La maîtrise des nombreux cadres juridiques, des tendances et des contextes selon les destinations est déterminante pour déployer les process MI de l’entreprise. L’accès à cette information pour l’adapter aux situations individuelles et faciliter le partage entre les différentes parties prenantes est un défi quotidien. C’est ce que développe EXPATEO en structurant l’accès à la connaissance et en permettant une analyse précise de données pertinentes. L’analyse de toutes ces données stockées permettra aux responsables MI d’évaluer les forces et faiblesses de leurs programmes et d’actionner les leviers adéquats pour gagner en efficacité et rentabiliser leur politique MI (localisations géographiques, rentabilité des programmes, politiques de recrutement…)

Cela peut réduire considérablement le gaspillage des ressources en éliminant par exemple les investissements dans des programmes sous-performants ou en mettant l’accent sur des outils ou process plus solides. Sans l’analyse de données, il est plus difficile de capitaliser pertinemment l’expérience passée pour influencer l’avenir.

La digitalisation des process RH MI est devenue incontournable pour répondre aux défis actuels de gestion de la mobilité internationale. Mais le désir d’adopter l’innovation pour plus de performance tout en préservant la qualité des interactions relationnelles avec le salarié est à équilibrer. L’une des plus values d’une solution de tech de Mobilité Internationale est certainement celle qui assurera une meilleure communication entre tous les acteurs du processus.

Le stress est le coût de l’effort consenti pour intégrer et s’adapter à une nouvelle situation. Quitter la France, ses proches, sa zone de confort, est à la fois excitant et très perturbant.

Coté RH, la gestion de la Mobilité Internationale des talents évolue et sa mutation s’accélère. Le coeur de la Mobilité Internationale n’a pourtant rien de nouveau : cela reste un « mouvement professionnel qui implique une installation temporaire dans un pays autre que le pays d’origine » et qui peut prendre différentes formes contractuelles.  

Autrefois isolée des RH dans sa technicité et sa fonction opérationnelle, la Mobilité Internationale se positionne aujourd’hui de façon stratégique pour accompagner le développement international de l’entreprise.

D’après l’étude présentée par Crown World Mobility, 7 tendances se dégagent pour la gestion de la Mobilité Internationale en 2019.

  • L’apport de technologie pour compléter, simplifier et améliorer la gestion de la MI
  • L’accessibilité des carrières internationales comme levier d’attraction des talents
  • Le positionnement de la Mobilité Internationale comme rôle stratégique
  • Maximiser le retour d’expérience des talents au sein de l’entreprise
  • Intégrer les notions de choix et de flexibilité
  • La gestion des doubles carrières dans les couples 
  • Le Bien-être des employés

 » En 2019, la mobilité mondiale sera plus forte que jamais et à l’avant-garde pour adopter de nouvelles méthodes de travail. En effet, la technologie nous incite à innover dans de nouveaux modèles d’organisation, de communication et de déplacements tout en valorisant davantage les talents.“ Lisa Johnson, responsable des pratiques mondiales chez Crown World Mobility. 

Les mobilités courtes sont plus que jamais d’actualité, notamment dans un souci de flexibilité et d’économie. Il est de plus en plus courant de voir partir des salariés plusieurs mois en mission à l’étranger sans leur famille ou par exemple, de travailler à Barcelone la semaine et rentrer en France chaque week-end.

Les entreprises sont également de plus en plus nombreuses à opter pour des contrats dit « local plus », compromis entre contrat local et « package » expatrié (salaire aligné sur celui des collaborateurs du pays d’accueil mais avec un ensemble d’avantages). Pour que la mission à l’international demeure attractive, l’entreprise devra cependant être vigilante sur le fait que le salarié conserve un pouvoir d’achat semblable à celui dont il disposait avant son expatriation. 

Vous l’aurez compris, la Mobilité Internationale poursuit sa mue et dessine les tendances de la gestion RH internationale pour les années à venir. La digitalisation de la fonction MI accélère cette mutation et permet une meilleure réponse aux enjeux d’attractivité des jeunes générations et de réduction des coût.