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Envoyer un salarié à l'étranger : parcours et formalités administratives
La mise en place d’une politique de mobilité internationale est une étape extrêmement importante dans le développement d’une entreprise à l’étranger. L’organisation de cette mobilité requiert une préparation de la part des ressources humaines en charge d’assurer le transfert et l’intégration des salariés. « Si vous prenez soin de vos employés, ils prendront soin de votre entreprise ». Le projet de mobilité internationale de vos salariés doit être attractif afin qu’ils deviennent de vrais ambassadeurs de l’entreprise et réussissent votre implantation. Le processus de mobilité internationale choisi déterminera le succès des missions confiées aux salariés durant leur voyage. Peu importe que la mission soit de courte ou de longue durée, l’entreprise doit s’assurer systématiquement de sélectionner le bon salarié, de définir son package de mobilité et de le soutenir dans l’ensemble de ses démarches.
Comment sélectionner un salarié pour partir à l'étranger ? Et sous quel statut ?
Sélectionner le bon candidat
Lorsqu’il y a un poste inoccupé à l’étranger pour lequel vous cherchez des compétences spécifiques, il ne vous manque plus qu’à recruter un nouveau talent ou à sélectionner un salarié déjà présent dans l’entreprise. Les avantages et inconvénients de choisir un salarié externe ou interne à l’entreprise sont multiples. Mais si vous voulez exporter la culture de l’entreprise il sera préférable de faire appel à un salarié déjà porteur de cette empreinte. Vous pouvez définir plusieurs critères pour sélectionner le candidat idéal qui saura s’adapter aux différences culturelles entre les pays d’origine et d’accueil. Vous devez élire un profil qui est sera en parfaite mesure de s’intégrer.
Choisir le bon statut pour votre salarié
Il est primordial de choisir la bonne option contractuelle pour la mobilité internationale de vos salariés. L’entreprise a le choix entre ces principaux statuts juridiques pour encadrer la mission du salarié à l’étranger : le détachement, l’expatriation ou le contrat local. Leur différence réside principalement dans la nature, la durée du contrat et le type de couverture sociale pour le salarié. Consultez notre article sur les différents statuts de salariés pour en savoir plus.
Le package mobilité : outil de gestion et d'incitation à la mobilité
Dans un premier temps, il est indispensable de mettre en place une politique de rémunération internationale. Plusieurs méthodes permettent de calculer une rémunération suffisante du salarié à l’étranger afin qu’il conserve le même niveau de vie et d’épargne que celui du pays d’origine. Dans un second temps et selon la politique de l’entreprise, un accompagnement financier des transferts pourra être prévu pour s’accompagner au salaire. Il s’agit ici de rémunérer l’effort de la mobilité et l’adaptation aux conditions spéciales du pays par l’octroi de primes et d’avantages, tels que la prise en charge du logement, des transports, de la scolarité des enfants etc. Enfin, il ne restera plus qu’à déterminer les modalités de versement de la rémunération. En fonction de la réglementation locale, il est possible que l’employeur soit obligé de verser l’intégralité de la rémunération dans le pays d’accueil. La communication avec le salarié est primordiale de façon que tout lui paraisse très claire. Car si les coûts varient en fonction du cadre juridique du contrat de travail notamment en raison des taxes et des charges sociales, le salarié ne sera intéressé que par le « net en poche, primes incluses et toutes charges déduites ».
Les démarches du RH
Immigration et autorisation de travail
Pour mettre en œuvre la mobilité internationale du salarié, il est impératif d’anticiper les demandes d’autorisation de travail et de séjour dans le pays d’accueil. Les procédures d’immigration sont complexes, chronophage et très différentes selon les pays. Par exemple il est possible que l’obtention du visa soit conditionnée à la signature d’un contrat local (Russie), ou que la demande doit être déposée par un cabinet d’avocat (États-Unis). L’autorisation de travail peut aussi être conditionné à une garantie de paiement des charges sociales du salarié. Pensez à bien préparer l’expatriation de votre salarié pour éviter tout mauvaise surprise. Il est donc important que ces demandes soient faites le plus tôt possible après la signature du contrat du travail, en prenant en compte la famille du salarié.
Élaborer une couverture sociale et le régime fiscal du salarié
Les accords bilatéraux de sécurité sociale et fiscaux ont pour but de coordonner les législations des pays afin de garantir et de faciliter la continuité des droits du salarié en situation de mobilité. En fonction du statut du salarié (détaché, expatrié), vous trouverez dans les conventions collectives et accords internationaux le régime juridique prescrit pour le paiement des charges sociales et fiscales. Concernant les obligations sociales, il faut déterminer le lieu assujettissement pour les cotisations du package mobilité qui dépend du statut conventionnel du salarié. Autrement dit, un salarié détaché est maintenu sur le régime de sécurité sociale du pays d’origine tandis qu’un expatrié en est obligatoirement exclu. Les expatriés peuvent s’assurer volontairement à la protection sociale de leur pays d’origine lorsque la couverture sociale de leur pays d’emploi est amoindrie. A titre d’exemple en France, l’ensemble des couvertures dites volontaires est géré par la Caisse des Français à l’Étranger (CFE), et permet aux expatriés de bénéficier du régime de l’assurance maladie française. Concernant les obligations fiscales, il faut se référer dans un premier temps à un éventuel accord international existant entre les pays d’origine et d’accueil qui pourrait déterminer le lieu de résidence fiscale du salarié et choisir le montant et les modalités de paiement applicables. S’il n’existe pas de convention fiscale entre les deux pays, c’est le critère de résidence fiscale qui prime et qui permettra de taxer les revenus en fonction de leur provenance. Il est extrêmement important de soutenir le salarié dans toutes ses démarches administratives afin qu’il puisse rapidement intégrer son nouvel environnement.
Les écueils à anticiper
La formation interculturelle
Aux fins de réussir l’intégration professionnelle et personnelle du salarié, l’entreprise peut faire appel à des formations interculturelles. L’objectif est de l’aider à décoder les différences culturelles et comportementales entre les pays d’origine et d’accueil. Il pourra ainsi s’adapter aux nouvelles pratiques locales.
La gestion de carrière et la réintégration professionnelle après la mission
Dans le cas d’une expatriation ou d’un détachement, l’employeur peut être tenu d’une obligation de réintégration du salarié par des dispositions légales, contractuelles ou conventionnelles. Et s’il n’est jamais facile de rentrer d’une expérience à l’étranger pour le salarié sans ressentir une période de transition tout azimut, il n’est pas non plus toujours aisé de le reclasser à l’issue de sa mission. Peux-t-il retrouver le poste qu’il occupait avant son départ ? Veux-t-il retrouver un autre poste ? L’enjeu RH du retour est d’assouplir la transition et de gérer au mieux le transfert pour éviter l’échec. Parce qu’au delà de l’aspect légal de la réintégration, il faudra valoriser l’expérience du salarié à l’étranger. En l’absence d’une préparation de sa réintégration, l’entreprise prendra malheureusement le risque de voir ses talents partir. Les offres de réintégration devront être sérieuses, précises et compatibles avec l’importance de ses précédentes fonctions. Il faudra étudier les possibilités de postes au sein de l’entreprise tout en prenant en compte les souhaits du salarié..
La prise en compte de la situation familiale
Les contraintes familiales sont les premières causes d’échec d’une expatriation. Dès lors l’entreprise a tout intérêt à associer la famille au projet de mobilité. Si l’entreprise aide l’intégration du conjoint par un accompagnement à la recherche d’emploi et à l’adaptation culturelle, elle diminuera considérablement le taux d’échec de ses expatriations.
Les conseils RH
Informer votre salarié : une fiche par destination
Une communication claire et simplifiée pour votre salarié sur la destination de sa mission est un atout dont vous ne pouvez vous priver. Vous pouvez lui remettre une fiche qui partagera les informations essentielles sur le pays d’accueil telles que celle de l’implantation locale, les données géographiques et climatique, les données pour la famille (école et hôpital internationale), un récapitulatif du régime fiscal et social etc.
Créer une communication claire et centralisée
Si les explications sur la politique de mobilité internationale sont claires durant tout l’accompagnement du salarié, il n’y aura aucune place pour l’interprétation des détails. Il est nécessaire de définir la frontière entre le personnel et le professionnel pour savoir ce qui relève de l’accompagnement par l’employeur ou de la prise en charge du salarié. Soyez clair et précis sur la participation aux frais de santé, sur le standing du logement, les transports personnels, la scolarité des enfants etc. Une communication claire peut s’établir par des documents et outils qui rappelleront toutes les notions du jargon mobilité. Néanmoins, les outils digitaux accessibles à tous sont le meilleur moyen pour créer du lien efficace et pragmatique entre les expatriés et les gestionnaires de la mobilité. Avec <a href= »https://expateo.com>Expateo</a> vous bénéficiez d’un assistant digital, porteur de solutions dans la mise en place de votre politique de mobilité internationale. Avec l’aide de notre plateforme dédiée vous pouvez gérer toutes vos expatriations et impatriations efficacement.
