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Comment envoyer votre collaborateur à l’étranger ?

Partie 1 : Définir votre projet d’expatriation

Préparer l'expatriation de ses collaborateurs

Un projet de mobilité internationale ne s’improvise pas et se prépare étape par étape. Le choix d’expatrier ses collaborateurs doit répondre à des enjeux stratégiques : ouverture d’une nouvelle filiale à l’étranger, création d’un bureau d’étude, conquête de nouveaux marchés, diffusion de la culture du groupe etc. La sélection du salarié est tout aussi importante. En effet, celle-ci dépend de nombreux critères aussi bien professionnels : position hiérarchique, compétences acquises, niveau de rémunération, etc. que d’aspects liés à son statut personnel (célibataire, marié, en famille, etc.) La dimension juridique et légale doit également être prise en compte et plusieurs voies légales sont possibles pour l’envoi d’un collaborateur à l’étranger : il en existe trois principaux : expatriation, détachement et le contrat local. Afin de vous prémunir de tout risque, plusieurs clauses devront être insérées dans le contrat de travail de votre salarié. Voici le premier article sur les étapes clés d’implantation d’un collaborateur à l’étranger. Nous voyons quels éléments prendre en compte pour définir un projet d’expatriation et comment mettre en place un package de mobilité internationale. Pour en savoir plus sur tous les aspects pratiques de l’expatriation, dont les formalités administratives liées aux démarches personnelles de votre salarié, rendez-vous sur notre second article de la série.

Quel est votre projet d’expatriation ?

Afin de bien préparer la mobilité internationale de vos collaborateurs, il vous faut définir précisément votre projet d’expatriation en amont. Certaines questions essentielles doivent être posées durant cette première phase. Nous vous en avons rassemblé quelques-unes dans cet article afin de vous aider à bien vous préparer !

Quel est l’objet de votre projet d’expatriation ?

Il s’agit d’identifier quelles sont les raisons qui vous incitent à envisager la mobilité internationale de vos collaborateurs. S’agit-il de l’ouverture d’une nouvelle filiale à l’étranger ? D’un rachat d’une nouvelle entreprise ? Cela répond-il à la nécessité de créer un nouveau bureau d’étude à l’étranger ? Certaines entreprises envisagent l’expatriation comme un moyen de former de collaborateurs locaux, d’assurer la direction d’une nouvelle équipe ou de saisir de nouvelles opportunités commerciales.

Quel est le pays d’expatriation ?

Le choix du pays est également un paramètre à prendre en compte. Car en fonction du pays d’accueil, le choix d’un candidat, du statut ou d’un contrat de travail sera totalement différent. Ainsi, un pays membre de l’Union européenne offre certains avantages dont les niveaux de rémunération et les conditions de travail. La libre circulation, à l’intérieur de la zone Schengen, facilite grandement la mobilité de vos collaborateurs. L’adaptation y est également plus facile : un choc culturel moindre, une même monnaie si vous choisissez un pays de la zone euro. Mais l’expatriation est loin de se limiter aux seuls pays européens. Dans tous les cas, vous devez être vigilant sur la situation géopolitique du pays d’accueil, car si ce dernier est dangereux, voire instable, vous devrez prendre des mesures supplémentaires pour assurer la sécurité de vos collaborateurs. De même, soyez attentif aux procédures d’immigration qui, si elles ne sont pas suffisamment anticipées, peuvent fortement retarder, voire compromettre votre projet d’expatriation.

Le choix du candidat à l’expatriation

Une fois l’objet de votre projet défini et le pays d’expatriation choisi, il vous reste encore à désigner le ou les candidats pour l’expatriation. En plus de votre service RH, la direction générale et les managers opérationnels doivent être impliqués dans ce processus. Dans un premier temps, récoltez les besoins des services opérationnels et rédigez une fiche de poste à partir de cette phase de recueil d’informations. Prévoyez également un processus de recrutement afin de vous assurer de l’adéquation du profil que vous recherchez avec le candidat.

Le choix du statut juridique

Différents cadres juridiques sont possibles lorsque vous envisagez la mobilité internationale de vos collaborateurs. Ainsi, le détachement signifie que la durée d’implantation de votre salarié à l’étranger sera limitée. De plus, c’est le contrat de travail français qui sera appliqué et votre salarié sera affilié au système de protection français. La législation du travail dans le pays d’accueil doit également être analysée, car en fonction des dispositifs réglementaires, vous devrez adapter la durée de travail de vos collaborateurs et modifier le contrat de travail (s’il s’agit d’un contrat local ou d’un contrat split). Certaines entreprises incluent dans leur package un logement de fonction, l’inscription dans des établissements scolaires du pays d’accueil ou encore des aides à l’emploi pour le conjoint du salarié expatrié. Ces dispositions ne sont pas obligatoires légalement, mais constituent des leviers d’action importants pour favoriser une politique la mobilité internationale. L’expatriation en revanche signifie la rupture de votre salarié avec la sécurité sociale française. Le plus souvent, le salarié expatrié effectue des missions de plus longue durée, en général supérieure à deux ans. Si vous optez pour un contrat local, votre salarié est embauché localement et son contrat de travail français sera rompu. Tout comme le salarié expatrié, il n’est plus affilié à la sécurité sociale française et pour lui maintenir un seuil de couverture santé, il faut opter pour une assurance privée. De plus en plus d’entreprises proposent un « split contract ». Ce type de contrat n’est valable que si le salarié expatrié travaille simultanément dans les deux pays et s’il bénéficie d’un contrat de détachement d’un point de vue de la sécurité sociale. Dans ce cas, le salarié expatrié bénéficie de deux contrats de travail : un contrat de travail principal comportant les dispositions locales applicables dans le pays d’accueil (dont la sécurité sociale) ainsi qu’une clause de travail à temps partiel, le reste du temps de travail étant effectué dans l’autre pays. Le second contrat de travail devra prendre en compte toutes les dispositions applicables dans le deuxième pays; Pour l’entreprise, l’intérêt est essentiellement fiscal puisqu’une partie de la rémunération du salarié expatrié est versée en France et l’autre partie dans le pays d’accueil. Vous pouvez ainsi disposer d’un abattement fiscal intéressant.

Quels niveaux de rémunération choisir pour un salarié en mobilité internationale ?

Il existe plusieurs méthodes de calcul de rémunération internationale pour vos collaborateurs en mobilité internationale. Nous vous présentons ici les méthodes de calcul les plus utilisées :

Home Based : cette première formule repose sur le fait que l’expatrié conserve un lien de subordination avec son entreprise basée en France. Le salarié expatrié dispose d’une rémunération de référence, identique à celle perçue dans le pays d’origine, utilisée comme base de calcul pour l’ensemble du package (cotisations sociales et éventuelles augmentations de salaire). Cette rémunération sert également de référence minimale de rémunération lors du retour en France de votre salarié.

Host Based : ce deuxième cas dépend du montage choisi par l’entreprise. Ainsi, le lien de subordination entre le salarié expatrié et sa société d’origine peut être amené à être rompu. Si ce lien est maintenu, le contrat de travail français est alors suspendu et une clause de retour est insérée. Le salaire perçu par le collaborateur correspond à celui du pays de destination.

International : le niveau de rémunération n’est rattaché ni au pays d’origine ni au pays d’accueil. L’entreprise définit alors un niveau de rémunération standard permettant de déplacer facilement ses salariés d’un pays à un autre. Ce package est adapté aux expatriations successives et de longue durée.

Précisons toutefois que quel que soit le niveau de rémunération choisi, vous devez vous appuyer sur un salaire de base utilisé comme référence à partir duquel s’ajoutent des primes, des avantages en nature ainsi qu’un système d’égalisation fiscale et sociale.

Quelles sont les clauses spécifiques du contrat de travail du salarié expatrié ?

Qu’il s’agisse d’un avenant au contrat de détachement ou d’expatriation ou d’un contrat local le salarié en situation de mobilité internationale se doit d’être détenteur d’un contrat de travail adapté à la situation. Certaines clauses doivent ainsi être insérées afin de vous éviter de commettre certaines erreurs et de limiter votre prise de risques. Nous en avons identifié 12 que nous vous conseillons d’ajouter à votre contrat de travail. Toutefois, cette liste est loin d’être exhaustive et doit être adaptée en fonction de votre besoin.

Identification des parties

Les fonctions exercées et l’entreprise de rattachement : Il faut préciser les missions de votre salarié expatrié, sa position hiérarchique ainsi que l’entreprise à laquelle il est subordonné (nom, adresse, secteur d’activité)

L’objet : Selon le type de mobilité internationale il pourrait s’agir d’un avenant au contrat de travail, de la suspension du contrat de travail initial ou d’un nouveau contrat de travail.

Il est également conseillé de préciser toutes les dispositions légales applicables à l’expatriation (convention collective par exemple) et la juridiction compétente en cas de litiges ou de rupture du contrat de travail.

Le lieu de travail

Les conditions suspensives : cette clause vous permet d’annuler le contrat de travail dans le cas où certaines conditions ne sont pas remplies, par exemple la non-obtention d’un visa de travail.

La durée du contrat : s’agit-il d’un contrat à durée déterminée ou indéterminée ? Il est nécessaire de préciser les dates de début et de fin de la mission, et de définir les conditions de reconduction (fixe ou tacite). La durée de la période d’essai doit aussi être mentionnée.

Le salaire de référence : cela correspond au montant versé à votre salarié si ce dernier était demeuré en France. Cette rémunération va servir de base pour calculer les cotisations sociales dans le pays d’accueil ainsi que les primes. Le contrat doit préciser si le salaire de référence est en brut ou en net.

La rémunération en expatriation : c’est le niveau de rémunération perçu par votre salarié expatrié incluant le salaire brut, les primes (elles ne sont obligatoires que si elles sont prévues par votre convention collective). Les révisions de salaire (par exemple, en cas d’augmentation du coût de la vie), le lieu et le responsable du versement du salaire et la devise de référence utilisée doivent aussi figurer sur le contrat de travail.

La couverture sociale : vous devez absolument différencier un contrat en détachement d’un contrat en expatriation. De même, il vous faut indiquer de nombreux éléments dont le rattachement à un système de sécurité sociale, l’affiliation à une assurance complémentaire, et les cotisations au régime de retraite.

Les avantages en nature : cette clause ne constitue nullement une obligation légale, mais elle peut être mise en place dans le cadre d’une politique favorisant l’expatriation. Vous devrez dresser une liste complète de ces avantages (logement, indemnité d’installation, scolarité, véhicule de fonction, voyages). Les modalités d’obtention de ces avantages doivent être précisées.

Les congés payés : c’est la législation du pays d’accueil qui sera appliquée en matière de congés payés. Cette modalité dépendra des dispositions légales dans le pays où votre salarié expatrié exercera ses fonctions. De même que les jours fériés applicables sont ceux du pays de travail.

Le retour en France : il vous faudra préparer le retour en France de votre salarié avant même que ce dernier ne soit parti ! Pour cela, il est nécessaire de spécifier les conditions d’impatriation au pays d’origine : le reclassement au sein de la société ou dans l’une des filiales à l’étranger dans le cadre d’une rupture de la mission à l’étranger, les frais de déplacement, l’aide au retour.

La rédaction d’un contrat de travail dans le cadre d’une expatriation ou d’un détachement est loin d’être aisée. Spécialiste de l’expatriation, Expateo accompagne les entreprises dans toutes les étapes de leur projet de mobilité internationale